Privacy Verklaring Stichting Van Goghloop Zundert
[gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]
In deze verklaring wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Van Goghloop Zundert omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen:
1. Het bestuur zijn de mensen die daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboorte datum, adres, geslacht, e-mail adres, IBAN-nummer,telefoon nummer en eventueel lidnummer van Atletiek Unie of Vlaams Atletiek Liga.
3. Onder stichting wordt verstaan de Stichting Van Goghloop Zundert, zoals omschreven in de Statuten.
4. Inschrijfformulier is het inschrijfformulier voor een evenement van de Van Goghloop Zundert.
5. Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de Stichting en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
6. Wanneer je meedoet aan de Van Goghloop Zundert, worden je persoonsgegevens verzameld op basis van de grondslag overeenkomst. Voor deelname aan de wedstrijd zijn jouw gegevens nodig om de inschrijfkosten af te schrijven, de categorie indeling te bepalen en je behaalde resultaten te verwerken in de uitslagen.
Persoonsgegevens:
Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd
De persoonsgegevens van deelnemers worden gebruikt om op de juiste manier een evenement te kunnen organiseren en uitslagen correct te kunnen verwerken en op te maken.
De persoonsgegevens van sponsors worden gebruikt om sponsor activiteiten bij onze evenementen goed tot uitvoer te brengen.
De persoonsgegevens van vrijwilligers worden gebruikt om de vrijwilligers te informeren over hun taak en werkzaamheden.
De persoonsgegevens zijn in te zien door de bestuursleden die deze nodig hebben om hun taak uit te voeren.
In dit bestand zijn de onder punt 2 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen organiseren van evenementen door de stichting; namelijk voor startnummers, voor verwerken uitslagen, voor sturen nieuwsbrieven, voor contacten sponsors, voor correspondentie en telefoonnummer voor het maken van afspraken en onderhouden van contacten.De gegevens staan op een computer die met een wachtwoord is beveiligd.
De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden; dit zijn anderen, die niet nodig zijn om onze evenementen te organiseren.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden, die deze gegevens voor hun taak nodig hebben. De bankgegevens worden 7 jaar bewaard.
Wat zijn uw rechten.
U heeft het recht de Van Goghloop Zundert te vragen welke (persoons)gegevens zij van u verwerkt. Stichting Van Goghloop Zundert zal op dit verzoek (schriftelijk/e-mail) binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u de Stichting Van Goghloop Zundert verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Inschrijfformulier:
Indien iemand deelneemt aan een evenement van de Van Goghloop Zundert zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen of digitaal zich moeten aanmelden, waardoor men (door de inschrijving) akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in punt 2 van deze verklaring. Voor kinderen onder de 16 jaar, gaan de ouders (mede) akkoord met het verwerken en opslaan van de gegevens, genoemd in punt 2 van deze verklaring.
Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar deze verklaring privacy beleid van de Stichting Van Goghloop Zundert. Deze privacy verklaring is in te zien op de site en zal aanwezig zijn in het inschrijflokaal van de evenementen.
Foto’s:
Bij evenementen georganiseerd door Stichting Van Goghloop Zundert kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor de nieuwsbrief, website, PR-materiaal, berichten in kranten en op facebook, twitter, intstagram of een presentatie bij volgende evenementen van de Stichting Van Goghloop Zundert.
De deelnemer verleent door inschrijving bij een evenement bij voorbaat toestemming aan de Stichting voor openbaarmaking van tijdens of rond inzet gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop de deelnemer zichtbaar is. Indien de deelnemer hier bezwaar tegen heeft zal de deelnemer dit schriftelijk kenbaar moeten maken aan de Stichting en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt of ,waar mogelijk, worden verwijderd.
Is Stichting Van Goghloop Zundert voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?:
De website van Stichting Van Goghloop Zundert kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website Stichting Van Goghloop Zundert. Dit betekent niet automatisch dat Stichting Van Goghloop Zundert verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. Stichting Van Goghloop Zundert is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Welke informatie wordt verzameld:
Stichting Van Goghloop Zundert maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem worden gegevens over het bezoek gedrag van de website van Van Goghloop Zundert verzameld. Hiermee kan de stichting zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de vereniging de website kan verbeteren.
Data lek:
Bij een eventuele data lek, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
De Stichting van Goghloop Zundert zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met data lek. Ook zal er nog een privacyreglement opgesteld worden. Dit met name voor de bestuurders en ondersteunende personen die omgaan met de persoonsgegevens van de stichting.
Functionaris gegevensbescherming:
Als stichting zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Wijzigingen
Stichting de Van Goghloop Zundert behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Dit zal gedurende de aanloop naar het ingaan van de AVG, per 25 mei 2018, met regelmaat gebeuren en ook in de tijd daarna.
Controleer daarom regelmatig de privacyverklaring voor het privacybeleid van Van Goghloop Zundert.
Dit document heet “privacy Verklaring Stichting Van Goghloop Zundert” en is vastgesteld in de bestuursvergadering van 1 mei 2018